Canadian Pavilion // Protocol and Events Officer

  • Company:
    Barker Langham Recruitment
  • Location:
  • Salary:
    negotiable / month
  • Job type:
    Full-Time
  • Posted:
    18 hours ago
  • Category:

PROTOCOL AND EVENTS OFFICER Team: Protocol and Special EventsSupervisor: Deputy Director, Protocol and Special Events   The four (4) Protocol and Events Officers will assist in the day-to-day operation of the VIP area of the Canada Pavilion by: Welcoming visitors/dignitaries to the Canada PavilionProviding information about Canada, the contents of the Pavilion, Canada’s cultural program and Canada’s special events Facilitating VIP easy access to the Canada Pavilion for Canadian and Foreign VIPsEscorting VIP visitors on tours of the Canada Pavilion and other pavilions; responding to their requests for information Supporting the organization of events of all types, such as receptions, dinners, and media eventsAdditional duties as required in support of the Protocol and Special Events team or the team of Hosting staffTracking of event bookings for Canadian businesses and partner organizations at the Canada Pavilion Business Centre, other venues on the Expo site and the Dubai Exhibition Centre (DEC)Under the supervision of the Deputy Director, Protocol and Special Events and the Head of Protocol, Protocol and Events Officers will work closely with client organizations in the delivery of their eventsPreparing visits for Canadian VIPs to other thematic or international participants pavilionsContributing to the maintenance of an electronic database of information on all VIP visitors, as well as hospitality activities and special events. Education Completion of three years post-secondary education or an equivalent combination of education and experience in areas such as communications, public relations, tourism and hotel management. Language Requirements VIP protocol officers must be fluent in English and French. Fluency in Arabic highly desirable. Knowledge of additional languages is an asset. Experience Demonstrated extensive experience in having worked in a field similar to expositionsDemonstrated extensive experience in dealing with public as well as crowd control managementExperience in office management and procedures and working with computers and various softwareDemonstrated experience in the fields of hospitality/protocol, event planning and dealing with VIPs, i.e. high ranking government officials and corporate personnelDemonstrated experience in liaising with representatives of foreign organizations Knowledge Good knowledge of Canadian history, geography, culture and political environmentGeneral knowledge of the UAE and its culture and Canadian-UAE relationsGood knowledge and appreciation of protocol matters Abilities Ability to interpret (Pavilion content information) and transmit information to Canada Pavilion visitorsAbility to work well in team settingAbility to work in a foreign countryAbility to manage large groupsAbility to work under pressure with minimal supervisionAbility to deal with difficult situationsAbility to administer First Aid is an asset. Conditions Of Work Must be available for work from September 26, 2021 to March 31, 2022Must be a Canadian citizen Must wear a pressed and clean uniform (provided by Canada Pavilion) when on dutyThere will be no vacation leave granted during this period.  AGENT DE PROTOCOLE ET DES ÉVÉNEMENTSÉquipe : Protocole et événements spéciauxSuperviseur : Directeur adjoint, protocole et événements spéciaux  Les quatre (4) agents de protocole et des événements aideront au bon déroulement quotidien des activités dans la zone réservée aux dignitaires, en s’acquittant des tâches suivantes: accueillir les visiteurs et les dignitaires au Pavillon du Canadafournir de l’information sur le Canada, le Pavillon et son contenu, le programme culturel du Canada et les activités spéciales au pavillon faciliter l’accès des dignitaires canadiens et étrangers au Pavillonaccompagner les dignitaires pendant leur visite du Pavillon du Canada et d’autres pavillons et répondre à leurs demandes d’informationaider à l’organisation d’événements de tous types, tels que des réceptions, des dîners et des événements médiatiquestâches supplémentaires au besoin pour soutenir l’équipe du protocole et des événements spéciaux ou l’équipe du personnel d’accueilfaire le suivi des réservations d’événements pour les entreprises canadiennes et les organisations partenaires au centre d’affaires du Pavillon du Canada, dans d’autres lieux sur le site de l’Expo et au Dubaï Exhibition Centre (DEC)sous la supervision du directeur adjoint du protocole et des événements spéciaux et du chef de protocole, les agents du protocole et des événements travailleront en étroite collaboration avec les organisations clientes dans l’organisation de leurs événementspréparer des visites pour les dignitaires canadiens à d’autres pavillons thématiques ou participants internationauxconsigner dans une base de données les renseignements sur tous les dignitaires, les activités d’accueil et les événements spéciaux. Études Trois années d’études postsecondaires ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience dans des domaines comme les communications, les relations publiques, le tourisme et la gestion hôtelière. Exigences linguistiques Les agents de protocole doivent pouvoir s’exprimer couramment en français et en anglais. Parler couramment l’arabe est désirable. La connaissance d’autres langues est un atout. Expérience Expérience vaste et démontrée du travail dans un environnement semblable à celui des expositionsExpérience vaste et démontrée du travail avec le public et de la gestion de fouleExpérience de la gestion et des procédures de bureau, et expérience du travail avec des ordinateurs et des logicielsExpérience démontrée dans les domaines de l’accueil et du protocole, de la planification d’événements et des relations avec des dignitaires, VIP ex. avec des représentants hauts placés de gouvernements et d’entreprisesExpérience démontrée des relations avec des représentants d’organismes étrangers. Connaissances Bonne connaissance de l’histoire, de la géographie, de la culture et de la politique canadiennesConnaissance générale des EAU et de leur culture ainsi que des relations entre le Canada et les EAUBonne connaissance et compréhension des questions de protocole. Capacités Capacité d’interpréter l’information sur le Pavillon et de la transmettre aux visiteursCapacité de travailler en équipeCapacité de travailler dans un pays étrangerCapacité de gérer des groupes nombreuxCapacité de travailler sous pression, avec un minimum de supervisionCapacité de gérer des situations difficiles. Conditions de travail Être disponible pour travailler du 26 septembre 2021 au 31 mars 2022 Être un citoyen canadienSuivre l’horaire de travail par quarts établi pour le Pavillon Doit porter un uniforme propre et pressé (fourni par le Pavillon du Canada) dans l’exercice de ses fonctionsIl n’y aura pas de vacances durant cette période. Powered by JazzHR












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